Le compte rendu de gérance, ligne par ligne

Un compte rendu de gérance n’est pas un relevé bancaire commenté. C’est le document sur lequel un propriétaire vérifie ce qu’il a touché, et sur lequel son comptable reconstitue une déclaration sans rien redemander à personne.

Ce qu’il contient, ligne par ligne

Voici un compte rendu type : un T3 à Aix-en-Provence, loué 840 € hors charges, avec 95 € de provisions mensuelles pour charges.

Chaque ligne renvoie à une pièce : l’avis d’échéance, la quittance, la facture de l’intervenant, la note d’honoraires. Les pièces sont jointes, pas « disponibles sur demande ».

La distinction que tout le monde rate

Les 95 € de provisions ne sont pas un revenu. Ce sont des avances du locataire sur des charges que le propriétaire paiera au syndic. Tant que la régularisation annuelle n’est pas faite, la somme n’appartient à personne.

Un relevé qui additionne 840 € et 95 € dans une seule colonne « loyers » fabrique un revenu foncier faux, dans un sens ou dans l’autre. C’est la première chose qu’un comptable doit défaire quand il reprend les comptes d’un bailleur qui gère seul.

Sur nos comptes rendus, les deux colonnes sont séparées toute l’année, et la régularisation annuelle rapproche les provisions appelées des charges réellement payées, poste par poste — eau, chauffage, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Ce que le comptable y trouve, et qu’il n’a plus à demander

• Les loyers effectivement encaissés sur l’année civile — pas les loyers appelés, ce qui fait toute la différence quand un impayé traîne sur deux exercices.
• Les honoraires de gestion, isolés et datés, avec leur part de TVA : ils sont déductibles au régime réel pour leur montant toutes taxes comprises, encore faut-il pouvoir les justifier.
• Les travaux, séparés entre entretien courant et amélioration : la frontière décide de leur traitement.
• Le dépôt de garantie, suivi à part. Ce n’est pas un loyer, il ne s’impose pas à l’entrée et il se restitue à la sortie, déduction faite de ce qui est justifié.
• La régularisation de charges, avec son solde : à récupérer auprès du locataire, ou à lui rembourser.
• L’attestation annuelle récapitulant l’ensemble, éditée en janvier.

Un cabinet qui reçoit ce document ne passe pas trois relances à réclamer des pièces à un client qui a rangé ses quittances dans une boîte à chaussures. C’est le seul argument que nous avançons auprès des experts-comptables, et il se vérifie en deux minutes.

Le rythme

• Chaque mois : le compte rendu et le reversement, avec les pièces.
• Chaque année : l’attestation fiscale et la régularisation des charges.
• À chaque événement : révision d’indice, renouvellement de bail, sinistre, changement de locataire — avec le détail de ce qui a été fait et de ce que ça a coûté.
• En continu : l’accès en ligne au dossier, pour le propriétaire comme pour le cabinet qu’il désigne.